Importaciones en A3ECO, A3CON o A3Asesor

Campos a utilizar en importación en A3

Campos a utilizar en importación en A3

Cuentas contables

Campo Descripción
FECHA Esta fecha determina el ejercicio en que serán creadas las subcuentas
ID_CUENTA Número de cuenta.
Hasta 12 caracteres.
  • Si la subcuenta tiene los dígitos exactos se deja tal cual.
  • Si los supera se deja tal cual pero los reducirá al exportar los datos en los archivos de importación.
  • Si tiene menos dígitos de los indicados añade ceros al final o a partir del número indicado en "Añadir dígitos tras posición" hasta completar el límite indicado. Según configuración de imagen 626 pasará a 62600000 pero 62601 lo hará a 62600001.
  • Si se usa el método de Contaplus de indicar un "." entre los diferentes dígitos de las subcuenta que será sustituido por ceros hasta completar los caracteres necesarios. 626.1 pasará a 62600001.
CUENTA Nombre de cuenta.
Hasta 30 caracteres.
Con opción "Actualizar Saldo Inicial" activada
DEBE Saldo de apertura del DEBE. No usar si el saldo es del HABER.
HABER Saldo de apertura del HABER. No usar si el saldo es del DEBE.
Con opción "Pasar datos de terceros" activada
Crea un registro en la tabla de Terceros de A3
Estos campos también están disponibles en la carga de Diario para poder crear cuentas contables completas
NIF NIF del tercero.
Es la clave, identifica el mismo.
En caso de que exista se actualizarán los datos del mismo. En caso contrario A3 lo crea.
SIGLA 2 caracteres
VIA 30 caracteres
NUMERO 5 caracteres
ESCALERA 2 caracteres
PISO 2 caracteres
PUERTA 2 caracteres
POBLACION 20 caracteres
CODPOSTAL 5 caracteres
PROVINCIA Hasta 15 caracteres
PAIS Código iSO de 2 caracteres del país del sujeto.
El programa tiene una tabla interna que traduce este código estándar a los códigos numéricos de A3.
TELEFONO 12 caracteres
EXTENSION 4 caracteres
FAX 12 caracteres
EMAIL 30 caracteres
Datos de cuenta bancaria
CCC Código de 20 dígitos de cuenta
CCC_OFICINA Hasta 20 caracteres para definir la oficina.
CCC_DOMICILIO 25 caracteres.

Diarios y apuntes

Asientos de Diario normal con varias líneas

Campo Descripción
ID_ASIENTO Se utiliza para agrupar líneas de un mismo asiento.
Su valor solo vale para esta agrupación, no se traslada al asiento final en A3.
ID_CUENTA Número de cuenta contable.
Hasta 12 caracteres.
CUENTA Nombre cuenta contable.
Hasta 30 caracteres.
Se usa como CONCEPTO en caso de que ni este ni CONCEPTO_FORZADO sean indicados.
DEBE  
HABER  
IMPORTE Es una alternativa a usar DEBE/HABER.
El programa pasa valor a DEBE si es positivo y a HABER si es negativo.
Interesante para la carga de extractos bancarios.
FECHA Aparte de la fecha del asiento determina el ejercicio de A3 en que se importa.
DOCUMENTO Referencia de Documento.
Hasta 10 caracteres. La aplicación se queda con los 10 de la derecha si se excede.
CONCEPTO Concepto a colocar en línea de asiento.
Hasta 30 caracteres.
CONCEPTO_FORZADO Es un campo concepto que permite forzar un concepto en el asiento sin perder el contenido de CONCEPTO.
Se utiliza en contabilización de extractos bancarios.
Hasta 30 caracteres.

Asientos de Diario compactos

Este mecanismo permite generar asientos cargando una única línea de datos.

Es un método muy flexible ya que permite hasta desglosar importes y crear hasta tres asientos diferentes.

Campo Descripción
Anteriores Campos especificados en tabla anterior para asientos normales.
ID_CUENTA_CONTRA Especifica la contrapartida de ID_CUENTA.
Si hay valor de HABER esta cuenta irá al DEBE, y al contrario.
Desglose de movimiento en dos contrapartidas
ID_CUENTA_CONTRA1 y ID_CUENTA_CONTRA2 Es alternativo al uso de ID_CUENTA_CONTRA.
Permite asignar dos contrapartidas al valor asignado a ID_CUENTA.
Se usa para desglosar un movimiento bancario en dos subcuentas e importes.
DEBE1/HABER1 y DEBE2/HABER2 Necesario para indicar el importe asignado a ID_CUENTA_CONTRA1 e ID_CUENTA_CONTRA2
Creación de asiento adicional independiente segundo
ID_CUENTA1 e ID_CUENTA_CONTRA1 Cuentas a utilizar en el segundo asiento
FECHA1 Fecha para segundo asiento. Si no se define se usa FECHA.
DEBE1 y HABER1 Importe que se va a asignar a ID_CUENTA1.
No es necesario asignar valor a ambos. El valor de ID_CUENTA_CONTRA1 será de signo contrario: Debe/Haber
CONCEPTO1

Concepto de línea de asiento. Si no se define se usa CONCEPTO.
Hasta 30 caracteres.

NOTA1 Nota asociada a apunte.
Hasta 195 caracteres
Creación de asiento adicional independiente tercero
ID_CUENTA2 e ID_CUENTA_CONTRA2 Cuentas a utilizar en el segundo asiento
FECHA2 Fecha para segundo asiento. Si no se define se usa FECHA.
DEBE2 y HABER2 Importe que se va a asignar a ID_CUENTA2.
No es necesario asignar valor a ambos. El valor de ID_CUENTA_CONTRA2 será de signo contrario: Debe/Haber
CONCEPTO2

Concepto de línea de asiento. Si no se define se usa CONCEPTO.
Hasta 30 caracteres.

NOTA2 Nota asociada a apunte.
Hasta 195 caracteres

Registro de anotación/observación asociada a apunte

Campo Descripción
NOTA Nota asociada a apunte.
Hasta 195 caracteres

Facturas emitidas y recibidas

La asignación analítica es completa, al 100%

Registro contable y fiscal de factura

El programa identifica este tipo de registros cuando ID_CUENTA es de IVA (empieza por 472 o 477) y hay algún valor asignado a ID_CONTRA. En caso contrario lo considera un asiento de diario normal sin el registro fiscal de la factura.

Pueden revisar los pasos a seguir para importar facturas.

Campo Descripción
ID_CUENTA Cuenta de IVA.
El programa completa a los dígitos configurados.
Esta cuenta identifica el tipo de factura: emitidas o recibida.
ID_CONTRA Cuenta de cliente/proveedor. Se existencia determina que se trate de un registro de factura y no una asiento contable simple.
CUENTA_CONTRA Nombre de cuenta de cliente/proveedor.
En caso de no ser definida el programa usar NOMBRE o CUENTA
NIF Se usa para localizar automáticamente ID_CONTRA en base de datos de cuentas de A3.
En caso de no encontrase y que haya que crear una nueva cuenta también se pasa como dato de terceros.
NOMBRE Para especificar el nombre del cliente o proveedor.
Es preferible el uso de este campo a CUENTA_CONTRA.
Al crear cuentas contables nuevas el programa usa CUENTA_CONTRA y NOMBRE en ese orden.
Datos para creación de Cuenta SIGLA, VIA, NUMERO, ESCALERA, PISO, PUERTA, POBLACION, CODPOSTAL, PROVINCIA, PAIS, TELEFONO, EXTENSION, FAX y EMAIL
Al crear nueva cuenta de cliente/proveedor dichos datos se traspasan.
En diario y facturas no tienen ningún efecto.
GRUPO Permite determinar en qué grupo contable se busca la cuenta ID_CONTRA a través del NIF.
En caso de no definirse se busca en 472 en 400-410 y 477 en 430-440.
GRUPO_CREAR En el grupo en que crear la nueva ID_CONTRA, subcuenta de cliente/proveedor en caso de no encontrase por NIF.
Hay que tener cuidado con el contenido de la columna GRUPO_CREAR, tiene que ser un filtro adecuado para filtrar las subcuentas del grupo en que queremos crear esa nueva cuenta. Ejemplo 4300, 4000, 4100. Revisad para que no hay alguna subcuenta en medio que haga que se creen subcuentas muy elevadas. Seguramente haya que bajar o subir ceros para que se filtren adecuadamente las cuentas ya existentes. El programa busca la última y le suma un número.
FECHA Fecha de la factura y asiento contable
FECHA_OPERACION Fecha de operación de la factura, necesaria para SII
FECHA_EXPEDICION Fecha de expedición real de la factura, necesaria para SII
DOCUMENTO Se usan los 10 primeros para el documento tradicional y si no se define FACTURA_REF, hasta los 60 para referencia real de factura a efectos de SII.
FACTURA_REF Para definir referencia de factura distinta a documento.
CONCEPTO Concepto del asiento contable.
Hasta 30 caracteres.
CONCEPTO_FORZADO Es para forzar conceptos diferentes sin tener que sobre-escribir el CONCEPTO forzado.
Tiene preferencia sobre CONCEPTO.
Facturas con un único tipo de IVA
BASE Base imponible
CUOTA Cuota de IVA, el programa lleva el mismo a DEBE o HABER de forma automática según ID_CUENTA sea 472 o 477
P_IVA Porcentaje de IVA.
CUOTA_RE Cuota de Recargo de Equivalencia
P_RE Porcentaje de Recargo de Equivalencia
IRPF Cuota de IRPF, solo obligatorio en este caso
P_IRPF Porcentaje de IRPF, solo obligatorio en este caso
TIPO_IVA Tipo de operación de IVA. Valor por defecto 01.

        Facturas expedidas:
                   ===================
                   01: Operaciones interiores sujetas a IVA
                   02 : Operaciones exentas sin derecho a deducción
                   03: Entregas intracomunitarias
                   04: Entregas intracomunitarias Ops. Triangulares
                   05: Operaciones con Canarias, Ceuta y Melilla
                   06: Exportaciones
                   07: Otras operaciones no sujetas a IVA
                   08: Otras operaciones no sujetas o inversión del sujeto pasivo con derecho a devolución
                   09: Otras operaciones exentas con derecho a deducción

       Facturas recibidas:
                   ===================
                    01: Operaciones interiores IVA deducible
                    02: Compensaciones agrarias.
                    03: Adquisiciones intracomunitarias
                    04: Inversión del Sujeto Pasivo
                    06: Importaciones
                    07: IVA no deducible
                    08: Adquisición intracomunitaria de servicios

IMPRESO Impreso a efectos de IRPF e IVA. Valor por defecto 01. , solo obligatorio si hay IRPF.
                     01: 347
                     02: 349
                     03: 115 Dinerarias
                     04: 115 Especie
                     05: 110 Profesionales Dinerarias
                     06: 110 Profesionales en especie
                     07: 110 Agrarios Dinerarias
                     08: 110 Agrarios en especie
                     09: 110 Módulos empresariales dinerarias
                     10: 110 Módulos empresariales en especie
                     11: 349 Servicios (Sólo a partir de 2010)
                     12: 110 Tabacaleras ag.seguros LAE Dinerarias
                     13: 110 Tabacaleras ag.seguros LAE en especie
                     14: 110 Inicio actividad profesional Dinerarias
                     15: 110 Inicio actividad profesional en especie
                     16: 110 Engorde Dinerarias
                     17: 110 Engorde en especie
                     18: 110 Contraprestación forestal Dinerarias
                     19: 110 Contraprestación forestal en especie
                     20: 110 Otros rendimientos Dinerarias
                     21: 110 Otros rendimientos en especie
                     22: 123 Propiedad intelectual Dinerarias
                     23: 123 Propiedad intelectual en especie
                     24: 123 Propiedad industrial Dinerarias
                     25: 123 Propiedad industrial en especie
                     26: 123 Prest. Asistencia Dinerarias
                     27: 123 Prest. Asistencia en especie
                     28: 123 Rtos. Arrendamientos B.I Dinerarias
                     29: 123 Rtos. Arrendamientos B.I en especie
                     30: 123 Rto. Cesión derecho explot. Dinerarias
                     31: 123 Rto. Cesión derecho explot. en especie
                     32: 123 Rtos. Subarrend. de inmuebles Dinerarias
                     33: 123 Rtos. Subarrend. de inmuebles en especie
                     34: 123 Rentas Cesion Drch. Explotación Dinerarias
                     35: 123 Rentas Cesion Drch. Explotación en especie
                     36: 123 Otros rendimientos Dinerarias
                     37: 123 Otros rendimientos en especie
                     38: 110 Actividades profesionales 15%Dinerarias
                     39: 110 Actividades profesionales 15% en especie
ID_CUENTA_RE Cuenta a utilizar en recargo de equivalencia.
ID_CUENTA_IRPF Cuenta a utilizar en IRPF
ID_CUENTA_BASE Cuenta para cargar la base imponible: ingreso o gasto.
Facturas con varios tipos de IVA
BASE1, BASE2, BASE3, BASE4 y BASE5 No indicar ningún valor en BASE para que se pueda tener en cuenta BASE*
CUOTA1, CUOTA2, CUOTA3, CUOTA4 y CUOTA5 Si es 0 no es necesario indicarlo, se asumirá como valor
P_IVA1, P_IVA2, P_IVA3, P_IVA4 y P_IVA5 Si es 0 no es necesario indicarlo, se asumirá como valor
CUOTA_RE1, CUOTA_RE2, CUOTA_RE3, CUOTA_RE4 y CUOTA_RE5  
P_RE1, P_RE2, P_RE3, P_RE4 y P_RE5  
IRPF1, IRPF2, IRPF3, IRPF4 y IRPF5  
P_IRPF1, P_IRPF2, P_IRPF3, P_IRPF4 y P_IRPF5  
TIPO_IVA1, TIPO_IVA2, TIPO_IVA3, TIPO_IVA4 y TIPO_IVA5  
IMPRESO1, IMPRESO2, IMPRESO3, IMPRESO4 y IMPRESO5  
ID_CUENTA_IVA1, ID_CUENTA_IVA2, ID_CUENTA_IVA3, ID_CUENTA_IVA4 y ID_CUENTA_IVA5 Para indicar la cuenta de IVA a utilizar.
En caso de no indicarse se utiliza ID_CUENTA.
ID_CUENTA_RE1, ID_CUENTA_RE2, ID_CUENTA_RE3, ID_CUENTA_RE4 y ID_CUENTA_RE5 Para indicar la cuenta de recargo de equivalencia.
En caso de no indicarse se utilizar ID_CUENTA_RE
ID_CUENTA_IRPF1, ID_CUENTA_IRPF2, ID_CUENTA_IRPF3, ID_CUENTA_IRPF4 y ID_CUENTA_IRPF5 Para indicar la cuenta de IRPF.
En caso de no indicarse se utilizar ID_CUENTA_IRPF
ID_CUENTA_DBASE1, ID_CUENTA_DBASE2, ID_CUENTA_DBASE3, ID_CUENTA_DBASE4 y ID_CUENTA_DBASE5 Cuenta para asignar la base imponible.
En caso de no indicarse se utilizar ID_CUENTA_BASE

Datos de ampliación factura

En este registro se añade datos utilizados a efectos de SII.  Los datos asociados a este tipo de registro no se desglosa por base, son únicos por factura.

Campo Descripción
FacturaRFecha Fecha de la factura a rectificar.
FacturaRNum Número de factura a rectificar.
DUA Número del documento DUA expedido en aduana.
TipoFactura Tipo de factura a efectos del SII.

En facturas expedidas el valor permitido será:
   ‘J’ – Para facturas tipo ticket.
   ‘T’ - Artículo 80.1, 80.2 LIVA y Error fundado en Derecho
   ‘C’ - Artículo 80.3 LIVA (Concurso)
   ‘D’ - Artículo 80.4 LIVA (Deuda incobrable)
   ‘R’ – Resto Rectificativas

En facturas recibidas los valores permitidos
serán:
   ‘J’ – Para facturas tipo ticket.
   ‘O’ – Otros Documentos con derecho a la deducción.
   ‘T’ - Artículo 80.1, 80.2 LIVA y Error fundado en Derecho
   ‘C’ - Artículo 80.3 LIVA (Concurso)
   ‘D’ - Artículo 80.4 LIVA (Deuda incobrable)
   ‘R’ - Resto Rectificativas
   ‘L’ – Liquidación complementaria de aduanas

Las opciones ‘T’, ‘C’, ‘D’ y ‘R’ son sólo para facturas rectificativas.
La opción ‘L’ será cuando haya una operación 6

ClaveFactura Clave de tipo de factura a efectos del SII

En facturas expedidas el valor permitido será:
   ‘R’ - ‘Régimen especial de agencias de viaje
   ‘C’ - Cobros por cuenta 3 de honorarios…
   ‘E’ - Certificaciones de obra a la Administración Pública
   ‘O’ - Operaciones con Tracto Sucesivo
   ‘F’ - Fact. De prestaciones de agencias de viajes como mediadora

En facturas recibidas los valores permitidos serán:
   ‘R’ - Régimen especial de agencias de viaje
   ‘M’ - Compra de agencia de viajes: operaciones de mediación
   ‘F’ - Fact. De prestaciones de agencias de viajes como mediadora

RLEGAL_NIF NIF del representante legal.
NumFacturaInicial Número factura inicial
NumFacturaFinal Número factura final
NumDocumentos Número de documentos
EmitidaPorTerceros Usar 1 paraFactura Emitida por Terceros
VariosDestinatarios Usar 1 paraVarios Destinatarios
CupBonDes Usar 1 para Cupones, Bonificaciones o Descuentos
BI Usar 1 para indicar factura de bienes de inversión.
TipoExenta Tipo Exención factura emitida.
Sólo para facturas emitidas
Se tendrá en cuenta lo informado en este campo cuando alguna de las bases de la factura va a la operación 9.

Los valores que pueden tener son los siguientes:
   “A” - Operaciones asimiladas a la exportación (Art. 22)
   “Z” - Operaciones en Zonas Francas (Art. 23)
   “R” - Operaciones en Régimen Especial de Aduanas (Art.24)
   “ “ - Otra Exención.

Por defecto se tomará se informará en la factura “Otra Exención”.

TipoNoSujeta Tipo no Sujeción factura emitida
Sólo para facturas emitidas
Se tendrá en cuenta lo informado en este campo cuando alguna de las bases de la factura va a la operación 8.

Los valores que pueden tener son los siguientes:
   “I“ - Operación que da lugar a Inversión del Sujeto Pasivo
   “T” - Operación no sujeta por reglas de localización
   “O” - Operación no sujeta por el art. 7, 14, otros.

Por Defecto si no se informa nada se informará en la factura Operación que da lugar a inversión de sujeto pasivo.

CCAJA Si se pone un 1 la factura se marca como criterio de Caja.

 

Registro de descripción de la factura

Campo Descripción
DESCRIPCION Descripción asociada a factura.
Hasta 451 caracteres

Registro de cobro/pago asociado a factura

GeneraConta permite crear otro asiento adicional asociado a la factura para registrar un cobro completo e inmediato de la misma.

Campo Descripción
ID_CONTRA Cuenta de cliente o proveedor
12 caracteres
CONTRA Nombre cuenta contable ID_CONTRA.
Hasta 30 caracteres.
ID_CUENTA_CONTRA La cuenta de tesorería o efectos comerciales asociada al cobro/pago.
12 caracteres
CUENTA_CONTRA Nombre cuenta contable ID_CUENTA_CONTRA.
Hasta 30 caracteres.
FECHA Fecha del asiento de cobro.
Como puede verse, no puede hacerse el cobro/pago en una fecha diferente a la de la factura.

Vencimiento asociado a la factura

Junto con el asiento de diario y el registro fiscal de la factura también puede crearse un registro de vencimiento.

Campo Descripción
FECHA_VENCIMIENTO Vencimiento del efecto.
ID_CONTRA Cuenta de cliente o proveedor
12 caracteres
CUENTA_CONTRA Nombre cuenta contable ID_CONTRA.
Hasta 30 caracteres.
Si no se define se usará NOMBRE o en caso contrario CUENTA.
DOCUMENTO Documento asociado
CONCEPTO_FORZADA o CONCEPTO Concepto del registro del vencimiento.
30 caracteres máximos.
FECHA Fecha del registro de vencimiento
ID_CUENTA_VENCIMIENTO Cuenta de tesorería en que será cobrada/pagada la factura al vencimiento.
FormaPago Forma de pago: 01 a 99. Si no se conoce dejar en blanco
TipoPago Tipo Cobro /Pago:
“DO”: Domiciliación Bancaria
“TR”: Transferencia
“CH”: Cheque, Talón
“PA”: Pagaré
“LA”: Letra aceptada
“LE”: Letra no aceptada
“GI”: Giro postal
“ME”: En metálico

Registro de anotación/observación asociado o factura

Campo Descripción
NOTA Nota asociada a factura.
Hasta 195 caracteres

Distribución Analítica de apunte en Diario y Facturas

La asignación analítica es completa: al 100%.

En facturas solo se utiliza cuando se carga una factura con un único tipo de IVA, se usa BASE, P_IVA, CUOTA, ... no BASE1, BASE2, ...

Campo Descripción
CENTRO Centro a qué asignar el importe
4 caracteres
DEPARTAMENTO 4 caracteres
DIVISION 4 caracteres
SECCION 4 caracteres
CENTROD, DEPARTAMENTOD, DIVISIOND y SECCIOND Para indicar la descripción de estos campos, es opcional si ya están datos de alta en A3. Solo se utilizan primeros 30 caracteres, aunque el programa permite hasta 250.

 

Enlazar datos de A3 con GeneraConta

Enlazar datos de A3 con GeneraConta

El sistema utiliza un método de asignación automática de contrapartidas (clientes y proveedores) a través del NIF al cargar facturas emitidas y recibidas. Por ello es conveniente que GeneraConta tenga acceso a los datos de A3.

Enlazar a datos exportados a Access con módulo específico de A3

Este módulo es algo caro pero permite la exportación completa de los datos contables y fiscales de A3 a Access.

Exporta a Access los datos del ejercicio y empresa.

Fijamos como programa de consulta A3/Access y configuramos la ruta al archivo Access recien exportado.

Enlace de datos de A3 a través de Access

Enlazar a plan de cuentas exportado a Excel

Este método es posible usarlo en cualquier versión de A3.

Exportamos el plan de cuentas previamente desde A3.

Listado de cuentas desde A3

Usamos opción para exportar a Excel: icono de Excel.

Exportar plan de cuentas de A3

El programa lee tanto la opción de "Listar datos de filiación", como "Listar datos de Tesorería", pero la mejor es esta última opción ya que incorpora la contrapartida de gasto e ingreso en cuentas de proveedores y clientes.
Al asignar la cuenta de cliente y proveedor por NIF también se asigna la cuenta de ingreso o gasto de la base imponible en facturas.

Diferentes opciones de exportación de listados en A3

Configuramos en GeneraConta como programa de consulta A3/Excel y la ubicación al archivo de subcuentas de A3.

Configuramos ruta a excel de subcuentas de A3

Exportación a Enlace Contable de A3

Exportación a Enlace Contable de A3

Ajuste de dígitos de cuentas contables

Como en todos los programas contables hay que configurar en GeneraConta el número de dígitos con que vamos a trabajar y que debe coincidir con los que tiene definidos A3.

Ajuste dígitos subcuentas

Ajustar importación a dígitos: Cuando se importan números de cuenta se ajustan a este número de dígitos antes que asignar los dígitos de exportación. Generalmente serán iguales.

Ajustar exportación a dígitos: Si la cuenta no tiene los dígitos necesario se añaden ceros tras la posición fijada en Añadir dígitos tras posición.

Exportación a archivo de Enlace Contable para A3

Ahora solo falta indicar la empresa de A3 y generar el archivo de enlace contable.

Generar archivo de enlace contable de A3

Hay tres opciones de generación:

  1. Diario
  2. Cuentas/Bancos
  3. Cuentas/Bancos - Facturas - Diario

Habitualmente se usará la tercera opción.

Importación de datos en A3

Importación de datos en A3

Vamos a Enlace Contable en A3ECO, A3CON o A3Asesor.

Indicamos el directorio dónde está ubicado el archivo y el nombre del archivo. La extensión del archivo no es relevante, puede ser .DAT o .TXT.

Ruta de importación de Enlace Contable en A3

Si quiere, antes de enlazar, puede chequear el archivo de Enlace Contable.

Chequear archivo de Enlace Contable en A3

Cuando quiera importar los datos pulsa en Enlazar. Si se produce algún error podrá visualizarlo por pantalla o imprimirlo.

Carga de facturas de venta en A3ECO, A3CON o A3Asesor con analítica y vencimientos

Carga de facturas de venta en A3ECO, A3CON o A3Asesor con analítica y vencimientos

Este es un ejemplo que demuestra la potencia de la carga de datos de GeneraConta.

Vamos a importar:

  • Subcuentas
  • Datos de terceros, clientes en este caso
  • Facturas de venta con su correspondiente asiento de diario
  • Imputación analítica de la factura a un centro de coste
  • Generamos un vencimiento en la cartera de cobros

Pueden revisar la plantilla de hoja de cálculo de Excel utilizada.

El sistema utiliza un método de asignación automática de contrapartidas a través del NIF. Por ello es necesario exportar el plan de cuentas previamente desde A3.

Exportar plan de cuentas de A3

Configuramos en GeneraConta la ubicación al archivo de subcuentas de A3.

Configuramos ruta a excel de subcuentas de A3

Seleccionamos títulos y datos en Excel para su copiado en GeneraConta.

Copiamos facturas de venta para traspaso a A3

Pegamos los datos en GeneraConta.

Pegar datos en GeneraConta

Buscamos y asociamos subcuentas de clientes a través del NIF:

Asociar subcuentas por NIF

El sistema carga todas las subcuentas desde la Excel. Tenga un poco de paciencia si hay muchos datos.

Una vez termine de carga subcuentas damos a la opción de asociar.

Asociación automática de subcuentas

Ahora parte de las subcuentas de los clientes estarán ya asociadas.

Subcuentas asociadas

Si hay cuentas que tiene constancia que existen pero no se han asociado, puedes buscarlas para comprobar que el NIFs está correctamente informaado en A3.

Buscar subcuenta de A3

Podrá buscar por número de cuenta o nombre de forma sencilla y complementaria.

Buscar subcuenta por nombre

Para el resto usamos la opción para crear subcuentas automáticamente.

Creación automática de subcuentas

Ahora solo falta indicar la empresa de A3 y generar el archivo de enlace contable.

Generar archivo de enlace contable de A3

Vamos a Enlace Contable en A3ECO, A3CON o A3Asesor.

Ruta de importación de Enlace Contable en A3

Si quiere, antes de enlazar, puede chequear el archivo de Enlace Contable.

Chequear archivo de Enlace Contable en A3

Como puede comprobar, con una simple adaptación de un listado de facturas en Excel consigue reducir sensiblemente su carga de trabajo contable.

Traspaso de contabilidad de Contaplus a A3ECO, A3CON o A3Asesor

Traspaso de contabilidad de Contaplus a A3ECO, A3CON o A3Asesor

Configuramos la ruta al directorio de Contaplus. No es necesario tener Contaplus, con el directorio de la empresa es suficiente.

Configurar ruta de trabajo en Contaplus

También hay que indicar los dígitos de trabajo en la aplicación. En este punto puede ampliar los dígitos de Contaplus a un número superior.

Configurar dígitas de cuentas contables

Usamos las opciones específicas para abrir tablas de cuentas y diario de Contaplus.

Menu de apertura de tablas de Contaplus

Abrimos tabla de cuentas y cargamos en cuentas de GeneraConta.

Carga de cuentas de Contaplus

Hacemos lo mismo con el diario de Contaplus.

Carga de diario de Contaplus

Si hay asientos con DEBE y HABER a 0 se produce un error al importar en A3ECO/A3CON. Para evitarlo utilice la opción "Borrar todas la líneas con DEBE y HABER 0".

Eliminar valores 0 en DEBE y HABER

A3, a diferencia de Contaplus, carga los saldos de apertura directamente en la propia cuenta, no en un asiento. Localizamos el asiento de apertura de contaplus y pasamos el mismos a saldos de apertura en cuentas.

Traspaso de asiento de apertura de Contaplus a A3

Ahora solo falta fijar empresa y si queremos pasar datos de terceros de A3ECO, A3CON o A3Asesor, opciones de exportación y generar el archivo de enlace contable para A3.

Usamos el formato que incluya todos los datos: Cuentas/Bancos - Facturas - Diario.

Exportar contabilidad a A3ECO, A3CON o A3Asesor

Si no quiere complicarse con las rutas luego en A3 y nombres escriba C:\SUENLACE.DAT en nombre y ruta.

En A3ECO, A3CON o A3Asesor vamos a Enlace Contable para la carga de archivo.

Enlace contable en A3

Indicamos ubicación y nombre de fichero. Se puede chequear para poder detectar cualquier error previo a la importación.

Ruta de archivo enlace contable A3

Traspaso de contabilidad de/a A3ECO, A3CON o A3Asesor

Traspaso de contabilidad de/a A3ECO, A3CON o A3Asesor

GeneraConta permita la importación de diarios emitidos desde A3ECO, A3CON o A3Asesor. Los mismos se pueden importar en cualquier programa contable de los soportados, pero también para hacer la importación en otra instalación diferente de A3.

Cambiamos los títulos de las columnas para que coincidan con los requeridos por GeneraConta.

Seleccionamos los datos y copiamos a portapapeles.

Importar diario generado por A3

Pegamos en GeneraConta

Cargar diario en GeneraConta

A3 genera el diario colocando número de asiento y fecha solo en la primera línea del asiento. Arreglamos este detalle.

Arreglar número y fechas de asientos de A3

Como solo contamos con un diario, generamos el cuadro de cuentas desde el mismo.

Crear cuadro de cuentas desde diario

Nos situamos en el asiento de apertura, normalmente el 1, y pasamos a saldos de apertura de A3, con borrado posterior de ese asiento.

Para importar en Contaplus, Contasol, etc, no es necesario realizar este paso.

Crear saldos de apertura de A3

Esto nos ha creado el plan de cuentas con sus saldos de apertura.

Cuentas con saldos de apertura

Ahora generamos el archivo de enlace contable. Ojo con el código de empresa a utilizar, también hay que marcar "Actualizar Saldo Inicial".

Generar archivo de Enlace Contable A3  

Vamos a A3 y abrimos la utilidad de Enlace Contable.

Enlace contable en A3

Importación del archivo y listo. Hay que indicar ubicación y nombre de archivo.

Archivo enlace contable en A3

Pasos en importación de facturas en A3

Pasos en importación de facturas en A3

Estos pasos son para A3, pero fundamentalmente son similares para Contaplus.

Lo primero es preparas los datos en Excel según las indicaciones de campos a utilizar. También hay que revisar los dígitos de las cuenta contables según la empresa en que estamos trabajando.

Hay ciertos campos que se pueden configurar en el propio programa y que evitan tener que ponerlos en la Excel:

Contenido de campos preconfigurado

Recuerden que se pueden crear perfiles diferentes para cada empresa.

Tras eso copiamos y pegamos en GeneraConta

Pegar de facturas datos desde Excel

Hay que tener presente que A3 mantiene una tabla común a todas las empresas de clientes y proveedores. Antes de seguir sería interesante resolver errores en los NIFs de clientes y proveedores. Si son operadores intracomunitarios se puede obviar ese error.

Comprobar errores en NIF

Ahora toca asignar ID_CONTRA según el NIF del cliente y proveedor en la tabla de Excel. Recuerden que antes tienen que enlazar el plan de cuenta de la empresa en A3.

Asignar cuentas de A3 por NIF

Hay que tener cuidado con las hojas de cálculo abiertas, el programa tiene que abrir la Excel de subcuentas y al terminar la cierra, y eso por desgracia puede provocar que se cierre el resto de archivos abiertos en Excel.

Si hay muchas cuentas contables, puede que tarde un poco.

En ese formulario pulsamos en la opción que asigna subcuentas según el NIF.

Formulario para asignar cuentas de A3 por NIF

Como es posible que haya clientes/proveedores nuevos, hay que crear los mismos. Hay que tener cuidado con el contenido de la columna GRUPO_CREAR, tiene que ser un filtro adecuado para filtrar las subcuentas del grupo en que queremos crear esa nueva cuenta. Ejemplo 4300, 4000, 4100. Revisad para que no hay alguna subcuenta en medio que haga que se creen subcuentas muy elevadas. Seguramente haya que bajar o subir ceros para que se filtren adecuadamente las subuentas ya existentes. El programa busca la última y le suma un número.

Crear cuentas para clientes y proveedores nuevos

Ahora solo falta exportar para Enlace Contable de A3. Seguramente no pueda exportar directamente en C:, cree un directorio del tipo C:\TMP.

Exportar a Enlace Contable de A3

Ahora solo falta hacer la Importación de datos en A3

Traspaso de contabilidad de Contasol a A3ECO, A3CON o A3Asesor

Traspaso de contabilidad de Contasol a A3ECO, A3CON o A3Asesor

Entendemos que ya tienen instalados los componentes de acceso a datos para archivos Access. En caso contrario busque e instale AccessDatabaseEngine_2016.exe en la web de Microsoft.

Pulse en Configurar, seleccione el conector apropiado e indique la ruta de la base de datos a enlazar.

Configuración de acceso a base de datos de Contasol

Ahora hay que tener la precaución de configurar los dígitos y empresa de A3. Lo ideal es crear en A3 los ejercicios para que coincidan los dígitos existentes en Contasol.

Configurar dígitos y ejercicio

Una vez configurado ya podemos cargar subcuentas y diarios del ejercicio de Contasol.

Cargar datos desde Contasol

Empezamos cargando Diario.

Cargar diario de Contasol

Ahora cargamos subcuentas.

Cargar subcuentas de Contasol

Para evitar la creación de clientes y proveedores con errores en NIF, es conveniente filtrar errores en NIFs y borrar aquellos NIFs que aparecen en un color rosa intenso.

Verificar errores en NIFs

Contasol trabaja con un asiento de apertura, pero A3 indica los saldos de apertura en las propias subcuentas. Igualmente las subcuentas tienen que indicar la fecha para saber en qué ejercicio importarlas.

Seleccionamos el asiento de apertura y pasamos su fecha y saldos a subcuentas.

Pasar fecha y saldos de apertura de diario a subcuentas

Creamos el archivo de enlace contable.

Generar archivo de enlace contable para A3

Y solo faltaría la Importación de datos en A3.