Este proceso es uno de lo más importantes en GeneraSII. Esta es una de las razones de que GeneraSII mantenga su propia base de datos y es lo que hace sencillo su integración con otro software.
Formularios de carga de facturas
Utilice siempre estos formularios para la carga de datos, no haga la carga directa en el formulario principal.
En estos formularios se realizan ciertos procedimientos fundamentales para gestionar y cumplir adecuadamente con el SII.
Carga de datos
A estas alturas ya habrá elegido su método preferido de carga de datos. El programa permite diferentes formas de cargar de forma rápida y precisa los datos necesarios.
Es posible predefinir un método de carga por defecto. De esta forma podrá usar el atajo de teclado F5 en emitidas y F6 en recibidas el el botón inferior con el icono del símbolo más.
Si quiere obviar la carga actual o realizar otra nueva utilice "Borrar todo para nueva carga", "Borrar todo" en botón inferior.
Verificación de datos
Realice esta verificación para detectar errores y por si fuese necesario corregir los mismos en el origen y volver a realizar de la carga de datos con las correcciones.
Utilice el filtro "Errores" para visualizar los errores encontrados tras la verificación.
Detectar y corregir repetidos
Buscar y marcar repetidos. Se hace mediante la función "Marcar Repetidos "R"".
Este procedimiento no tiene en cuenta las facturas ya enviadas, solo el conjunto de datos actualmente cargado en el formulario de carga.
Tras lo cual podrá filtrar los mismos.
Si su sistema no permite corregir errores o hay posibilidad de que las facturas se hayan introducido dos veces, localice y borre las facturas repetidas sobrantes. Tras el borrado de facturas incorrectas solo deberían quedar aquellas facturas que es preciso agrupar.
Agrupar facturas
El SII, a diferencia del modelo 340, no permite el envío de facturas en varios registros diferentes. Tendrá que agrupar las mismas en un único registro antes de remitirlas.
Trate de evitar este proceso cargando registros únicos por factura. Aunque no siempre será posible.
Modificar registros
Hemos añadido y se seguirán añadiendo opciones que le permitan corregir errores en la carga de los datos.
Por ejemplo, hay opciones para retrasar o ajustar por abajo las fechas de entrada de facturas recibidas si dicha fecha no puede ser registrada de forma expresa en su programa de gestión y es utilizada de forma incorrecta la FechaFiscal para ello.
Cotejar registros similares, modificados y nuevos
Este proceso es fundamental y siempre debe realizarse.
No compruebe borrados o repetidos después de realizar este proceso de cotejo. Si no cargará registros que ya tiene en la base de datos.
Con la opción Cotejar "S", "M" y "N" el programa identifica los nuevos registros, pero lo mas importante, las facturas modificadas. De esta forma el responsable del SII podrá enviar anulaciones y modificaciones a la Agencia Tributaria de forma previa al cierre del periodo mensual y la presentación del modelo 303.
Significado:
| EstadoCotejo | Descripción |
|---|---|
| S | Sin cambios. El registro ya ha sido presentado al SII y no se ha modificado. |
| M | Modificado. El registro se ha modificado en origen y ya no coincide con lo presentado al SII según las siguientes diferencias en los campos: Facturas emitidas: Ejercicio, Periodo, NIFID, IdTipo, Pais, ImporteTotal, si EstadoRegistro está definido y son diferentes. Facturas recibidas: Ejercicio, Periodo, ImporteTotal, sumas de Base*, sumas de ISPBase*, suma de Cuota*, suma de ISPCuota*, si EstadoRegistro está definido y son diferentes. |
| N | Nuevo. El registro aún no ha sido enviado al SII, es nuevo. |
| B | Borrado. El registro se ha borrado en los datos origen, en el programa de gestión, contabilidad o ERP. |
| R | Repetido. El registro aparece más de una vez en la carga de datos realizada. Hay que revisar si procede borrar algún registro duplicado o agrupar porque hay varios tipos de IVA. |
Como habrá visto puede delegar en GeneraSII la trazabilidad y seguimiento del estado de presentación del SII de sus facturas. Esto simplifica notablemente sus procedimientos de trabajo y evita modificar sus programas de gestión.
El programa no toma ninguna decisión con los datos "Modificados". Identifica y muestra los mismos para que usted los revise y tome la decisión adecuada.
Si quiere hacer una comunicación de modificación para todas las facturas modificadas puede pasar importes al formulario principal y preparar esas facturas para una comunicación.
Una vez pasados los importes o contraparte solo tendrá que hacer el envío de esa comunicación con Nuevo-Crear-Enviar-Procesar.
Puede filtrar por estado de cotejo para facilitar la revisión de los datos.
Cargar nuevos registros
Con esta opción se carga el lote de registros nuevos que serán enviados al SII en el formulario principal de GeneraSII.
El programa solo carga los datos que no tienen dato de cotejo o están marcados como "Nuevos". Obvia los "Sin cambios", "Borrados" y "Modificados".
Tratamiento de registros Modificados
El programa no hace nada con los registros identificados como Modificados, sin embargo, una vez analizada la razón, y si procede, le ayuda a enviar una modificación masiva de esos datos o a actualizar los datos del formulario principal con la información del formulario de carga.
Se pueden pasar importes, contraparte o todos los datos al formulario principal y preparar los datos para enviar una modificación de dichas facturas. La contraparte de una factura recibida no puede modificarse ya que implicaría un cambio de la identificación de la factura y pasaría a ser una factura totalmente diferente.
También se pueden pasar todos los datos, incluidos datos de presentación y contraste, de tal forma que los datos queden igual. Esto es útil para cambiar los datos del formulario principal por los que tiene el destino del SII: AEAT o foral.
También hay una opción que permite cargar una serie de facturas y localizarlas en el formulario principal para realizar la Baja/Anulación de las mismas.
Facturas emitidas
Facturas recibidas
Detectar registros borrados
No le recomendamos realizar este proceso en cada carga, pero si antes de cerrar el periodo el día 15. Esto le permite conciliar los datos de su programa origen y los que tiene el SII.
Para que el procedimiento funcione adecuadamente tendrá que cargar los datos de un periodo completo y filtrar en el formulario principal por ese mismo periodo.
Si detecta alguna factura eliminada en sus datos origen entendemos que tendrá que enviar una comunicación de Anulación/Borrado del registro que tiene en GeneraSII.
Tenga presente que los registros no pueden eliminarse una vez presentados en el SII. No borre el registro anulado en GeneraSII, no será tenido en cuenta al generar exportaciones contables o borradores de los modelos 349 y 303.