11.1 Preparar datos de facturas en hoja de cálculo

Solo son realmente obligatorios los campos resaltados en amarillo. El resto de campos son opcionales dado que posteriormente podemos completar los datos mediante otro procedimiento adicional.

La importación puede hacerse en dos fases, primero el listado de facturas y después los datos de los declarados.

Muchos de los siguientes campos le sonarán bastante:

• NIF: NIF del cliente o proveedor. Al importarlo se limpia de caracteres como: espacio, “/”, “\”, “,”, “.”, “-”, “_”.

• CLAVEOP: Alfabético de 1 carácter que contendrá la clave de operación.

• FECHA: Fecha de la factura.

• TRIMESTRE: Alternativa a indicar la fecha de la factura.

• IMPORTE: Importe total de la factura.

• ARRENDAM_LOCAL_NEGOCIO: Para indicar si se trata de una factura por arrendamiento de local de negocio. Por defecto se asigna 0: no se trata de arrendamiento.

• NIF_REPRLEGAL: Para menores de edad.

• NOMBRE: Nombre del cliente o proveedor de la factura.

• DOCUMENTO: Es el número o referencia que asigna su sistema de gestión o programa contable a esa factura. Puede ser útil para consultarlo al verificar.

• REF_FACTURA: El número de factura. Dado que se pueden importar todas las facturas, es un dato que vendrá bien a efectos de conciliación de datos.

• REF_SUJETO: Referencia en el sistema contable o de gestión del declarado. En ocasiones será el número de cliente o proveedor y en el caso de obtener los datos de programas de contabilidad el número de cuenta contable.

• PROVINCIA: Código de provincia del declarado. En el caso de residentes o de no residentes que operen en territorio español mediante establecimiento permanente, se consignará el correspondiente al domicilio fiscal del declarado. En el caso de no residentes sin establecimiento permanente se consignará 99. Numérico de 2 caracteres. Hay tabla de referencia dentro del propio programa.

• PAIS: País del declarado en el caso de no residentes. Opcionalmente puede utilizar “ES” para España. Alfabético de 2 caracteres. Hay tabla de referencia dentro del propio programa.

  Los campos siguientes solo tienen utilidad para imprimir cartas de conciliación o realizar la misma telefónicamente.

• DOMICILIO: Para cargar el domicilio del declarado; calle y número.

• COD_POSTAL: Código postal del domicilio de declarante.

• CIUDAD: Ciudad del declarante.

• REGION: Provincia en modo texto, para facilitar la introducción del código de provincia posteriormente.

• CONTACTO: Persona de contacto a efectos de comprobación del modelo 347.

• TELEFONO1: Teléfono 1 de contacto.

• TELEFONO2: Teléfono 2 de contacto.

• FAX: Número de fax del declarado.

• EMAIL: Email del declarado.

• WEB: Página web del declarado, será interesante para obtener datos de contacto adicionales.

El programa generará la declaración comparando NIF y CLAVEOP. La FECHA es fundamental para establecer las cantidades trimestrales. Y evidentemente el campo de IMPORTE es importante si queremos obtener el volumen de operaciones.

Los datos de contacto tendrán utilidad en función de si va a conciliar o no los datos con los declarados. También pueden completarse como posteriormente le enseñaremos.

Hay que tener en cuenta que aparte del resumen anual puede cargar la relación de facturas asociadas a cada declarado. Este listado le vendrá estupendamente para conciliar datos. El campo REF_FACTURA, le será de utilidad, así como el REF_SUJETO si quiere revisar datos en su sistema contable o de gestión.

Utilice la opción “Copiar nombre campos” para obtener los nombres a utilizar a través del porta-papeles.